ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ керівника Кіровоградської

обласної прокуратури

30 липня 2026 року № 123

П О Л О Ж Е Н Н Я

про відділ документального забезпечення

Кіровоградської обласної прокуратури

1. Загальні положення

1.1. Відділ документального забезпечення (далі – Відділ) є самостійним структурним підрозділом Кіровоградської обласної прокуратури, підпорядкованим першому заступнику або заступнику керівника Кіровоградської обласної прокуратури згідно з розподілом обов’язків між керівництвом Кіровоградської обласної прокуратури.

1.2. Відділ керується у своїй діяльності Конституцією України, Законами України «Про прокуратуру», «Про державну службу», іншими актами законодавства, наказами Генерального прокурора, керівника Кіровоградської обласної прокуратури, Регламентом Кіровоградської обласної прокуратури, іншими організаційно-розпорядчими документами Офісу Генерального прокурора та керівника Кіровоградської обласної прокуратури, а також цим Положенням.

1.3. Відділ організовує роботу у взаємодії з іншими самостійними структурними підрозділами Кіровоградської обласної прокуратури, окружними прокуратурами, а також відповідними підрозділами державних органів.

2. Структура Відділу

2.1. Відділ очолює начальник відділу. У разі відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст цього відділу згідно з наказом керівника Кіровоградської обласної прокуратури.

2.2. До штату Відділу входять головні спеціалісти та архіваріус.

2.3. Посадові обов’язки державних службовців Відділу закріплюються у посадових інструкціях, які розробляються начальником відділу документального забезпечення, першим заступником або заступником керівника обласної прокуратури та затверджуються керівником Кіровоградської обласної прокуратури.

3. Основні завдання Відділу

3.1. Організація документообігу в структурних підрозділах Кіровоградської обласної прокуратури та окружних прокуратурах з урахуванням упровадження інформаційних технологій та електронного документообігу.

3.2. Забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в інформаційній системі «Система електронного документообігу органів прокуратури України» (далі – ІС «СЕД»).

3.3. Встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації, роботи з документами в органах прокуратури Кіровоградської області, контроль за його дотриманням у структурних підрозділах Кіровоградської обласної прокуратури.

3.4. Визначення правил ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури Кіровоградської області.

3.5. Приймання, опрацювання та реєстрація вхідних документів, приймання та відправлення вихідної кореспонденції Кіровоградської обласної прокуратури, у тому числі із застосуванням системи електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі – Система взаємодії).

3.6. Організація зберігання документаційного фонду Кіровоградської обласної прокуратури та користування ним, підготовка та передання до Державного архіву Кіровоградської області (далі – Державний архів) документів для постійного зберігання у встановленому порядку.

3.7. Забезпечення в межах компетенції дотримання вимог законодавства у сфері захисту інформації та персональних даних.

3.8. Організаційне та методичне керівництво діяльністю окружних прокуратур, здійснення контролю за додержанням в органах Кіровоградської обласної прокуратури вимог організаційно-розпорядчих документів із питань ведення діловодства.

3.9. Надання консультаційної та методичної допомоги працівникам Кіровоградської обласної прокуратури з питань ведення діловодства.

3.10. Координація та взаємодія зі структурними підрозділами Кіровоградської обласної прокуратури, окружними прокуратурами, відповідними підрозділами державних органів з метою забезпечення діловодних процесів.

3.11. Відділ у межах повноважень також забезпечує:

– участь у плануванні роботи Кіровоградської обласної прокуратури, своєчасне, повне і якісне виконання запланованих заходів;

– підготовку матеріалів для розгляду на нарадах, організацію та контроль за виконанням прийнятих рішень, а також виконання інших завдань і доручень керівництва Офісу Генерального прокурора, Кіровоградської обласної прокуратури з питань, що належать до компетенції відділу;

– підготовку проєктів організаційно-розпорядчих документів керівника Кіровоградської обласної прокуратури, листів та інших службових документів;

– участь у заходах щодо підвищення професійної компетентності працівників, ініціювання та проведення навчально-методичних заходів;

– проведення перевірок у структурних підрозділах Кіровоградської обласної прокуратури та окружних прокуратурах, надання практичної допомоги керівникам окружних прокуратур, контроль за усуненням виявлених недоліків;

– участь у розгляді звернень і запитів громадян, юридичних осіб у тому числі народних депутатів України, за дорученням керівництва;

– виконання вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

– ведення діловодства, дотримання порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію.

4. Повноваження працівників Відділу

4.1. Начальник Відділу:

• здійснює загальне керівництво діяльністю Відділу, організовує, спрямовує та контролює роботу працівників відділу з урахуванням планів роботи Кіровоградської обласної прокуратури, рішень нарад, інших організаційно-розпорядчих документів;
• забезпечує взаємодію Відділу з іншими структурними підрозділами Кіровоградської обласної прокуратури, окружними прокуратурами, відповідними підрозділами державних органів;
• розробляє посадові інструкції підпорядкованих йому державних службовців та архіваріуса;
• вносить пропозиції до плану роботи Кіровоградської обласної прокуратури, забезпечує контроль за своєчасним і якісним виконанням Відділом планових заходів;
• організовує виконання Відділом наказів, завдань і службових доручень керівництва Офісу Генерального прокурора та Кіровоградської обласної прокуратури;
• розглядає документи, що надходять до Відділу, у тому числі ті, що містять інформацію з обмеженим доступом. Підписує, візує в межах компетенції службову документацію;
• організовує приймання, опрацювання та реєстрацію вхідних документів Кіровоградської обласної прокуратури відповідно до вимог організаційно-розпорядчих документів із питань ведення діловодства, у тому числі завантажених із Системи взаємодії, а також надісланих з використанням засобів електронного зв’язку, Єдиної судової інформаційно-комунікаційної системи;
• готує проєкти організаційно-розпорядчих документів керівника Кіровоградської обласної прокуратури з питань, що належать до компетенції Відділу;

– забезпечує організацію і контроль стану ведення діловодства, приймання, доставляння, передавання та відправлення документів Кіровоградської обласної прокуратури;

• організовує та безпосередньо бере участь у перевірках діяльності структурних підрозділів Кіровоградської обласної прокуратури, окружних прокуратур, наданні практичної допомоги керівникам окружних прокуратур, забезпечує контроль за реалізацією таких заходів та усуненням установлених недоліків;
• бере участь у розгляді звернень і запитів громадян, юридичних осіб у тому числі народних депутатів України, за дорученням керівництва;
• проводить оперативні наради з найбільш важливих питань діяльності Відділу;
• забезпечує своєчасність оприлюднення інформації, що належить до компетенції Відділу, її оновлення та забезпечує повноту і достовірність інформації, що надається до відповідного підрозділу обласної прокуратури;
• здійснює оцінювання результатів службової діяльності державних службовців Відділу, підписує індивідуальні програми підвищення рівня їхньої професійної компетентності;
• підвищує рівень професійної компетентності, бере участь в оцінюванні результатів своєї службової діяльності;
• вносить пропозиції щодо призначення на посади, переміщення, звільнення з посад працівників Відділу, їх заохочення чи накладення на них дисциплінарних стягнень, змін в оплаті їхньої праці;
• здійснює контроль за дотриманням працівниками Відділу службової та виконавської дисципліни, вживає заходів до створення належних умов праці;
• організовує та контролює стан ведення діловодства;
• узагальнює облік документообігу в Кіровоградській обласній прокуратурі;
• організовує та бере участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ;
• бере участь у роботі постійно діючої комісії з питань роботи із службовою інформацією Кіровоградської обласної прокуратури та експертної комісії Кіровоградської обласної прокуратури;
• організовує обробку у межах компетенції та захист працівниками Відділу персональних даних, контроль за додержанням вимог законодавства та організаційно-розпорядчих актів Генерального прокурора з цих питань;
• виконує інші завдання та службові доручення керівництва Кіровоградської обласної прокуратури.

4.2. Головні спеціалісти Відділу виконують обов’язки, визначені цим Положенням та посадовими інструкціями, зокрема:

• забезпечують виконання вимог наказів, завдань і доручень керівництва Офісу Генерального прокурора, Кіровоградської обласної прокуратури та начальника Відділу з питань ведення діловодства;

постійно підвищують рівень професійної компетентності, беруть участь в оцінюванні результатів своєї службової діяльності;

виконують інші завдання та службові доручення керівництва Кіровоградської обласної прокуратури;

здійснюють обробку персональних даних відповідно до мети та порядку, визначених організаційно-розпорядчими актами Генерального прокурора, вживають заходів щодо запобігання втраті персональних даних, нерозголошення і непоширення персональних даних, які стали відомі їм у зв’язку з виконанням службових обов’язків.

4.2.1. Головні спеціалісти Відділу, які забезпечують роботу в приймальнях керівництва:

• забезпечують взаємодію з іншими структурними підрозділами при опрацюванні документів та матеріалів, що подаються на розгляд керівництва Кіровоградської обласної прокуратури;

  • опрацьовують документи, що подаються на розгляд керівництва Кіровоградської обласної прокуратури, у тому числі з грифом «Для службового користування», перевіряють дотримання встановленого порядку їх підготовки та відповідність вимогам організаційно-розпорядчих документів Офісу Генерального прокурора та керівника Кіровоградської обласної прокуратури з питань діловодства, вживають заходів до усунення виявлених недоліків;

• забезпечують належне збереження службових документів та інформації, зокрема в електронному вигляді;

• вживають заходів щодо удосконалення порядку проходження службових документів, що подаються на розгляд керівництва Кіровоградської обласної прокуратури.

4.2.2. Головні спеціалісти Відділу, які забезпечують роботу із вхідними документами, у тому числі зверненнями та запитами:

• приймають, реєструють в ІС «СЕД» вхідні документи, які завантажені із Системи взаємодії та надійшли до Кіровоградської обласної прокуратури поштовим, фельд’єгерським та спеціальним зв’язком, кур’єром, з використанням засобів електронного зв’язку, Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи, вилучені зі скриньки, у тому числі відомчу кореспонденцію, надіслану факсимільним зв’язком;
• реєструють вхідні документи з грифом «Для службового користування» та проставляють на них реєстраційні номери;
• перевіряють наявність попередніх надходжень, у разі виявлення листування проставляють його номер на документі;
• за необхідності формують довідкову інформацію щодо вхідної кореспонденції;
• готують реєстри передач зареєстрованої вхідної кореспонденції;
• перевіряють наявність зазначених у реєстрі документів, підготовлених для передачі;
• відповідають за збереження отриманої вхідної кореспонденції, своєчасність і правильність її реєстрації.

4.2.3. Головні спеціалісти Відділу, які забезпечують роботу з вихідними документами:

• приймають від працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах Кіровоградської обласної прокуратури, документи, що потребують відправки адресатам, перевіряють правильність їх оформлення;
• проставляють на копії документа, що потребує відправки, штамп із датою фактичного отримання від працівників, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах Кіровоградської обласної прокуратури, відбиток якого засвідчують своїм підписом;
• повертають документи, підготовлені з порушенням вимог організаційно-розпорядчих документів з питань діловодства, а також встановленого порядку реєстрації у відділі організаційного та правового забезпечення;
• здійснюють опрацювання реєстрів та вихідної кореспонденції в
  ІС «СЕД», ведуть книги обліку, складають реєстри відповідно до вимог організаційно-розпорядчих документів Офісу Генерального прокурора та керівника Кіровоградської обласної прокуратури з питань ведення діловодства;
• ведуть облік вихідних документів з грифом «Для службового користування» та їх своєчасне відправлення;
• надсилають документи електронною поштою зі спеціально визначених електронних адрес Кіровоградської обласної прокуратури;
• відповідають за правильність формування та зберігання вихідної кореспонденції, своєчасність її відправлення за призначенням, використання та зберігання штампів Відділу.

4.2.4. Головні спеціалісти Відділу, які забезпечують ведення діловодства у структурних підрозділах:

приймають вхідну та внутрішню кореспонденцію, передають її керівництву управлінь, відділів і безпосереднім виконавцям, а також до інших структурних підрозділів на розгляд та виконання, вносять відповідні дані до ІС «СЕД»;

• реєструють вихідні документи в ІС «СЕД», формують реєстри та передають їх для відправлення на експедицію;

− ведуть облік, реєстрацію документів з грифом обмеженого доступу «Для службового користування», що надійшли на розгляд до управління, відділу;

− спільно з керівництвом управління, відділів складають номенклатуру справ, формують справи та наглядові провадження, оформляють і передають їх до архівного фонду Кіровоградської обласної прокуратури;

− забезпечують збереження прийнятих документів, систематизують та зберігають документи поточного архіву;

− стежать за строками виконання контрольних документів, завчасно інформують начальників відділів про затримку їх виконання;

− складають звіти про документообіг управлінь, відділів;

− здійснюють облік використання робочого часу працівниками управлінь, відділів.

4.2.5. Архіваріус Відділу:

• організовує та забезпечує зберігання, упорядкування документаційного фонду, створеного за результатами діяльності Кіровоградської обласної прокуратури, і передає документи до Державного архіву Кіровоградської області для постійного зберігання у встановленому порядку;
• приймає від працівників структурних підрозділів Кіровоградської обласної прокуратури для зберігання документи, закінчені в діловодстві, у тому числі з грифом «Для службового користування»;
• забезпечує видачу закінчених у діловодстві документів для тимчасового користування працівникам структурних підрозділів Кіровоградської обласної прокуратури і стежить за їх своєчасним поверненням;
• бере участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ обласної прокуратури, перевіряє відповідність формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
• проводить попередню експертизу цінності документів Кіровоградської обласної прокуратури, складає проєкти описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, а також документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
• бере участь у роботі експертної комісії Кіровоградської обласної прокуратури, складає плани роботи архіву та роботи експертної комісії Кіровоградської обласної прокуратури;
• перевіряє стан зберігання справ у структурних підрозділах Кіровоградської обласної прокуратури та окружних прокуратурах, надає їм практичну допомогу і консультації щодо оформлення документів, які підлягають передаванню на архівне зберігання.

5. Відповідальність працівників Відділу

5.1. Начальник Відділу відповідає за належну організацію роботи з виконання покладених на Відділ завдань та службових доручень керівництва Кіровоградської обласної прокуратури, за належне виконання підпорядкованими працівниками службових обов’язків, своєчасне та якісне виконання завдань і службових доручень керівництва Офісу Генерального прокурора та Кіровоградської обласної прокуратури.

5.2. Головні спеціалісти Відділу та архіваріус відповідають за належне виконання своїх функціональних обов’язків, своєчасне та якісне виконання завдань і доручень керівництва Кіровоградської обласної прокуратури та начальника Відділу.

5.3. Працівники Відділу несуть відповідальність за порушення Присяги державного службовця, Загальних правил етичної поведінки державних службовців та посадових осіб місцевого самоврядування, службової та виконавської дисципліни, а також в інших випадках згідно із Законами України «Про державну службу», «Про запобігання корупції», законодавством про працю.

Відділ

документального забезпечення

Кіровоградської обласної прокуратури

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

Кіровоградської обласної прокуратури

«____» ________ 2026 року №____

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

Державного архіву Кіровоградської області

«____» ________ 2026 року №____