Положення про архівну частину діловодства в урядових і громадських установах УСРР

ЦЕНТРАЛЬНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ УСРР

НАРОДНІЙ КОМІСАРІЯТ РОБІТНИЧО-СЕЛЯНСЬКОЇ ІНСПЕКЦІЇ УСРР

ПОСТАНОВА

від 17 лютого 1926 р.

Харків

Положення про архівну частину діловодства в урядових і громадських установах УСРР

1. Засади

1. Архівні частини діловодства урядових і громадських установ відають:

а) всіма діловодними матеріялами установи, що вже закінчені переведенням, але з часу закінчення їхнього переведення ще не минув п'ятирічний реченець, встановлений в Постанові ВУЦВК та РНК з 16 грудня 1925 р. "Про Єдиний Державний Архівний Фонд" (Зб. Уз. УСРР 1925 р., N 101, арт. 556);

б) всіма старими архівними матеріялами Єдиного Державного Архівного Фонду, що їх передав даній установі Укрцентрархів на певний реченець у тимчасове користування згідно з арт. 2 Постанови "Про Єдиний Державний Архівний Фонд".

Увага. Архівні частини не повинні мати в своєму віданні будь-яких матеріялів иншого характеру.

2. Всі урядові і громадські установи повинні одвести для архівних частин діловодства помешкання розміром досить велике, окреме, світле, сухе, як слід устатковане шафами та полицями для хоронення матеріялів; це помешкання повинно замикатися, бути цілком безпечним від пожежі й цілком забезпечувати переховувані в ньому матеріяли від розкрадання.

Увага. Таємні справи в архіві мають переховуватися в окремих помешканнях або шафах, що міцно замикаються.

3. Всі закінчені діловодні матеріяли, що надходять до архівних частин діловодства даної установи, згадані в п. "а" арт. 1, через 5 років з часу їх закінчення, згідно з арт. 2 Постанови "Про Єдиний Державний Архівний Фонд" мають передаватися в архівосховища Укрцентрархіву. Вищезазначені архівні матеріяли можна залишити в архівній частині діловодства установ для дальшого переховування лише на підставі особливої згоди даної установи с Укрцентрархівом.

4. Всі матеріяли, що переховуються в архівних частинах установ, згадані в п. "б" арт. 1, а також залишені для переховування в установі, згідно з арт. 3 цієї постанови, перебувають під постійною безпосередньою контролею та на обліку Укрцентрархіву, для чого:

а) ведуться особливі описи цим матеріялам, що їх стверджують представники Укрцентрархіву;

б) представники Укрцентрархіву періодично перевірюють цілість цих справ та правильність їх переховування;

в) установи повинні негайно виконувати всі вказівки Укрцентрархіву в справі переховування та охорони цих матеріялів від пошкодження.

5. Архівні частини діловодства в установах мають своїм завданням:

а) концентрувати з окремих частин установи й переховувати всі діловодні матеріяли, зазначені в попередніх пунктах цього Положення;

б) систематизувати їх згідно з інструкціями Укрцентрархіву й адміністрації установи;

в) видавати довідки на дані архівні матеріяли.

6. Щоб здійснити зазначені в попередньому пункті завдання в архівних частинах діловодства установ установлюється:

а) організований систематичний прийом закінчених переведенням матеріялів од частин біжучого діловодства установ (відділів, п/відділів, столів і т. и.);

б) систематичне розташування та переховування архівних матеріялів у архівосховищах;

в) регістрація архівних матеріялів шляхом складання картотек, каталогів, описів і т. и.;

г) відшукання в архівних матеріялах відповідних даних для видачі довідок.

7. Переміщати архівні матеріяли з архівної частини одної до архівної частини иншої установи, чи буде та установа того-ж урядництва чи якогось иншого, без погодження з Укрцентрархівом в жодному разі не дозволяється; за всіма переміщеннями архівних матеріялів наглядають архівні органи.

8. Установи можуть видавати свої розпорядження та інструкції що до постановки архівної частини лише за відповідною згодою з Укрцентрархівом.

9. Таємні діловодні матеріяли установ переховується в архівних частинах діловодства даної установи, додержуючи загальних і спеціяльних умов переховування, передбачених Постановою РНК УСРР від 6 грудня 1924 р. "Інструкція про порядок прийому, розсилки й переховання секретної кореспонденції в центральних установах" (Зб. Уз. УСРР 1924 р., N 51, арт. 311) та Інструкцією про прийом та переховування таємних

матеріялів Укрцентрархівом та його органами.

10. Вся спеціяльно-архівна праця в архівних частинах діловодства установ провадиться під наглядом Укрцентрархіва на підставі інструкції та обіжників, що їх оголошується в "Бюлетені Укрцентрархіву".

Зав. Центрального Архівного

Управління УСРР

РУБАЧ

Заст. Народнього Комісара

РСІ УСРР

ДЕМЧЕНКО