Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану

Чинний Наказ · Міністерство юстиції України · від 30 грудня 2013 р. · № 2804/5

Державна реєстрація: № 2241/24773 2242/24774 від 31 грудня 2013 р.
Внесено до реєстру: 11 січня 2014 р.
Код у реєстрі: 71108/2014

Опубліковано: Офіційний вісник України від 14.01.2014, № 3, ст. 88

акти цивільного стану реєстрація державна органи юстиції юстиція

Зміст

Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану
Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану — Відповідно до частини четвертої статті 25 Закону України "Про державну реєстрац…
I. Загальні положення
II. Місце та строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
III. Оформлення та облік книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг
IV. Перевіряння наявності та стану справ
V. Порядок передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державних архівів
Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання
I. Загальні положення
II. Структура Переліку документів і порядок його застосування
III. Документи, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану

Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

30.12.2013

м. Київ

N 2804/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

31 грудня 2013 р. за N 2241/24773

Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану

Зміст

1. Наказ Міністерства юстиції України "Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану" від 30 грудня 2013 року N 2804/5.

- Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів.

2. Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання.

Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану — Відповідно до частини четвертої статті 25 Закону України "Про державну реєстрац…

МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ

30.12.2013

м. Київ

N 2804/5

Зареєстровано в Міністерстві юстиції України

31 грудня 2013 р. за N 2241/24773

Про затвердження деяких нормативно-правових актів з питань державної реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до частини четвертої статті 25 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану", Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884, із змінами, та з метою приведення нормативно-правових актів у відповідність до вимог законодавства

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

1) Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів;

2) Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання.

2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 04 листопада 2002 року N 94/5 "Про затвердження Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів, Переліку документів відділів реєстрації актів цивільного стану зі строками їх зберігання", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 04 листопада 2002 року за N 866/7154.

3. Департаменту взаємодії з органами влади (Анохін О. В.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Начальникам головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві і Севастополі забезпечити створення належних умов зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

5. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Голову Державної реєстраційної служби Ворону Д. М. та директора Департаменту взаємодії з органами влади Анохіна О. В.

Міністр

О. Лукаш

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

30.12.2013 N 2804/5

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

31 грудня 2013 р. за N 2241/24773

Порядок, умови і строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів

I. Загальні положення

1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, складені церквами, полковими церквами, кірхами, костьолами, мечетями та синагогами до утворення органів державної реєстрації актів цивільного стану (далі - метрична книга), які зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану, є складовою частиною Національного архівного фонду та власністю держави.

2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану формуються з актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану на паперових носіях.

II. Місце та строки зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та

Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг починається з 01 січня року, наступного за роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цих книг, та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п'ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Перебіг строку зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, до яких включено актові записи цивільного стану (метричні записи) одного виду за декілька років, починається з 01 січня року, наступного за роком складання останніх актових записів цивільного стану (метричних записів) та закінчується 31 грудня останнього (сімдесят п'ятого) року їх зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції.

3. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених на території району (міста), у тому числі виконавчими органами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції.

4. Метричні книги зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції, а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції.

5. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені одні з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у місті Києві разом з документами, на підставі яких зазначеними закордонними установами проведено державну реєстрацію актів цивільного стану.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану, до яких включені другі з примірників актових записів цивільного стану, складених у дипломатичних представництвах та консульських установах України, зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Головного управління юстиції у Київській області.

III. Оформлення та облік книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

1. Оформлення книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги передбачає нумерацію аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до цієї книги, складання внутрішнього опису, засвідчувального напису, оправлення книги в тверду обкладинку, оформлення обкладинки та титульного аркуша.

2. Книга державної реєстрації актів цивільного стану формується з актових записів цивільного стану одного виду в хронологічному порядку відповідно до дати їх складання за районами (містами), а в межах району - в алфавітному порядку за сільськими, селищними, міськими (крім міст обласного значення) радами.

3. До книги державної реєстрації актів цивільного стану включається 250 актових записів цивільного стану одного виду, складених протягом календарного року.

Якщо протягом року складено менше ніж 250 актових записів цивільного стану, допускається включення до книги державної реєстрації актів цивільного стану актових записів цивільного стану одного виду за декілька років.

Метричні книги, які оформлено у попередні роки та в яких об'єднано метричні записи за декілька років, не розшиваються з метою виділення метричних записів певного року та включення їх в окрему книгу, якщо це призведе до псування аркушів метричних записів, тексту цих

записів або всієї книги.

4. Включені до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги аркуші актових записів цивільного стану (метричних записів) нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором. Для нумерації аркушів не можна застосовувати чорнило, пасту або кольорові олівці.

Аркуші внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги нумеруються окремо.

У разі наявності багатьох помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) здійснюється їх перенумерація, під час якої старі номери закреслюються однією скісною рискою і поряд ставиться новий номер аркуша.

У разі наявності окремих помилок у нумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) допускається застосування літерних номерів аркушів, наприклад 1а, 195б.

5. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга розпочинається з титульного аркуша, виготовленого друкарським способом (додаток 1), який забороняється наклеювати на обкладинку книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги. У разі зміни найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану упродовж періоду зберігання книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги на титульному аркуші зазначається нове найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану, а попереднє береться в дужки.

6. Після титульного аркуша на окремих аркушах складається внутрішній опис документів справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) за формою, наведеною у додатку 2 до цього Порядку.

Якщо книгу державної реєстрації актів цивільного стану, метричну книгу оправлено без внутрішнього опису, то бланк опису підклеюється до внутрішнього боку лицьової обкладинки книги.

В окремих випадках на письмовий запит суду (судді), органів дізнання чи досудового слідства у зв'язку зі справами, що перебувають у їх провадженні, здійснюється вилучення оригіналів актових записів цивільного стану. Про вилучення оригіналів актових записів цивільного стану складається акт у двох примірниках, перший з яких залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, а другий передається відповідному органу. З актових записів цивільного стану, що вилучаються, знімаються їх копії, які засвідчуються працівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Зміни складу книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги (вилучення актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) відображаються у графі "Примітка" внутрішнього опису з посиланням на відповідні документи (судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо), і до внутрішнього опису робиться новий підсумковий запис.

7. З метою обліку кількості аркушів у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі та фіксації особливостей їх нумерації на окремому аркуші складається засвідчувальний напис справи (книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги) (додаток 3), що вміщується наприкінці книги.

Усі наступні зміни у формуванні та стані книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі (пошкодження аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів), заміна оригіналів актових записів цивільного стану (метричних записів) копіями) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний документ (акт, протокол, судове рішення, постанову (ухвалу) суду, постанову та протокол про вилучення документів тощо).

У разі великого обсягу перенумерації аркушів актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі наприкінці її складається новий засвідчувальний напис. Старий засвідчувальний напис закреслюється і зберігається у справі постійно.

8. Книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга оправляються у

тверду обкладинку, при цьому вилучаються металеві кріплення (скріпки, шпильки).

На корінці обкладинки книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги згори зазначаються: умовний знак виду актового запису цивільного стану (додаток 4); рік/роки складання актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги; найменування районів, міст обласного значення, селищ, сіл, міст, на території яких складені актові записи цивільного стану (метричні записи); крайні дати - дата складання першого та останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів); номер книги за порядком у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.

На лицьовому боці обкладинки книги у правому верхньому та лівому нижньому кутах зазначаються номери архівного фонду, опису та справи.

Написи на обкладинці (корінці) книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги робляться друкарським способом або чітко світлостійким чорним чорнилом або пастою.

9. З метою забезпечення збереженості та контролю за наявністю і рухом книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг після їх оформлення книги вносяться до книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг (додаток 5). Книга державної реєстрації актів цивільного стану, у якій вміщено актові записи цивільного стану одного виду за декілька років, а також метрична книга, об'єднана за декілька років, обліковуються у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг за останнім роком складання актових записів цивільного стану (метричних записів).

10. Аркуші у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг прошиваються та нумеруються арабськими цифрами валовою нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем або механічним нумератором.

З метою обліку аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на окремому аркуші складається засвідчувальний напис, що вміщується на зворотному боці останнього чистого аркуша цього журналу.

У засвідчувальному написі, який підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану або сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, зазначається цифрами і словами кількість аркушів у книзі обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

11. Щороку відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних управлінь юстиції складають опис справ постійного зберігання (далі - опис справ) (додаток 6) щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану окремо від інших справ постійного зберігання у чотирьох примірниках. Окремо складається опис метричних книг за аналогічною формою.

Опис справ складається посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану.

До кожного річного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій висвітлюються особливості формування і описування справ, їх систематизації в описі.

Передмова підписується посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

12. Графи опису справ заповнюються відповідно до відомостей, внесених до титульного аркуша та внутрішнього опису книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги).

У графах 4, 5 "Дата справи (тому, частини)" опису справ зазначаються крайні дати складання актових записів цивільного стану - дата першого та дата останнього за хронологією актових записів цивільного стану (метричних записів), включених до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

Графа 7 "Примітка" опису справ використовується для позначок про особливості фізичного

стану справ, про наявність копій актових записів цивільного стану (метричних записів) у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі.

При внесенні до опису справ кількох книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, а всі інші однорідні книги у графі 3 "Заголовок справи (тому, частини)" позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про ці книги вносяться до опису справ повністю. На кожному новому аркуші опису справ заголовок відтворюється повністю.

13. Після схвалення експертною комісією (ЕК) відповідного управління юстиції описи справ подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (ЕПК) відповідно до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державних архівів областей або міст Києва і Севастополя (далі - державний архів). Схвалені експертно-перевірною комісією (ЕПК) описи справ затверджує начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, у якому зберігаються книги державної реєстрації актів цивільного стану.

Один примірник опису справ направляється до відповідного державного архіву, другий зберігається у справах відділу державної реєстрації актів цивільного стану як недоторканний. Третій та четвертий примірники опису справ використовуються для поточного пошуку книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

IV. Перевіряння наявності та стану справ

1. У відділах державної реєстрації актів цивільного стану територіальних та головних управлінь юстиції проводиться перевіряння наявності та стану документів постійного зберігання щодо книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у плановому порядку один раз на 5 років, а також перед передаванням документів на постійне зберігання до відповідного державного архіву.

Позапланове перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться:

після переміщення документів в інше архівосховище;

після ліквідації надзвичайних ситуацій;

у разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або особи, відповідальної за ведення діловодства;

під час реорганізації або ліквідації установи;

за інших обставин у разі виникнення загрози втрати або пошкодження документів.

2. Перевіряння наявності та стану справ проводиться працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану або комісією, яку створює керівник реєстраційної служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.

Перевіряння наявності та стану книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг проводиться шляхом звіряння заголовків та інших реквізитів опису справ з описуванням справ на титульному аркуші та внутрішньому описі книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

Фізичний стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікації документів усередині справи.

3. Під час перевіряння складається аркуш перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (додаток 7), у якому фіксуються всі виявлені недоліки. На кожний опис справ складається окремий аркуш перевіряння.

4. Після завершення перевіряння в кожному описі справ після засвідчувального напису вноситься запис "Перевірено", проставляються дата перевіряння та підписи осіб, які перевіряли справи цього опису.

5. У разі виявлення в описі справ необлікованих літерних, вільних, пропущених номерів справ складається новий опис справ у наведеному вище порядку.

6. Акт перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (додаток 8) складається після перевіряння наявності та стану документів, і до нього додається аркуш перевіряння наявності та стану документів.

7. Якщо перевірянням установлено нестачу справ, організовується їх розшук. Для цього необхідно: вивчити книгу обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів

цивільного стану, метричних книг; перевірити в архівосховищі справи, що розміщені поруч; вивчити документи справи, у першу чергу акти передавання справ на постійне зберігання до відповідного державного архіву, а також аркуші попередніх перевірок наявності та стану справ постійного зберігання.

Розшук невиявлених справ постійного зберігання проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені їм в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ на постійне зберігання (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (додаток 10).

9. Якщо розшук відсутніх справ безрезультатний і їх відсутність не підтверджена документально, вони залишаються в розшуку і на кожну справу заповнюється картка обліку невиявленої справи (додаток 11).

10. У разі зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції для приймання-передавання справ наказом реєстраційної служби Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне управління юстиції) створюється комісія у складі не менше трьох осіб, у тому числі представника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції або іншого працівника реєстраційної служби головного управління юстиції.

11. Під час приймання-передавання перевіряються наявність, стан та умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них (описи справ, книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, алфавітних журналів); стелажного обладнання, протипожежної та охоронної сигналізації.

Наявність і стан книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища відображаються в акті приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (додаток 12). За аналогічною формою складається акт під час зміни особи, відповідальної за ведення діловодства, який підписується цією особою та керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

12. У випадку виявлення нестачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, що знаходяться на зберіганні у відділі, а також обліково-довідкового апарату до них, обладнання та інвентарю архівосховища комісія негайно інформує керівника реєстраційної служби головного управління юстиції для вжиття заходів щодо пошуку документів та майна з дотриманням вимог підпункту 4.5.4 пункту 4.5 глави 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за N 407/5598 (із змінами) (далі - Правила роботи архівних підрозділів).

V. Порядок передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державних архівів

1. Передача книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву здійснюється щороку після закінчення сімдесяти п'яти років зберігання їх у відділах державної реєстрації актів цивільного стану.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції здійснює підготовку книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг для передачі їх до відповідного державного архіву, яка полягає в перевірянні правильності формування та оформлення кожної книги, описів справ відповідно

до вимог цього Порядку.

Працівники відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції усувають недоліки, виявлені під час перевіряння.

2. Передача відділом державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг і обліково-довідкового апарату до них до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції оформлюється актом про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них (додаток 13).

Під час першого передавання документів до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції подається історична довідка про цей відділ та його документи, яка складається з дотриманням вимог пункту 7.3 глави 7 Правил роботи архівних підрозділів.

У разі подання історичної довідки при попередній передачі книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції подається доповнення до історичної довідки з відомостями про зміни в найменуванні, підпорядкуванні, функціях відділу, що відбулися за цей час, тощо.

3. Перед передаванням книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг на постійне зберігання до державного архіву відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції спільно з представником державного архіву проводиться перевіряння фізичного та санітарно-гігієнічного стану книг. Виявлені недоліки підлягають усуненню шляхом проведення відділом державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції дезінфекції, знепилення, реставрації тощо.

4. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції проводить порівняння (зіставляння) кожного актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником, включеним до книги, що зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.

Якщо актовий запис цивільного стану (метричний запис), включений до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги, що передається до державного архіву, не містить змін, які внесені до другого його примірника у випадках, передбачених законодавством, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції вносить до нього відповідні зміни, яких бракує.

Запис про внесення змін повинен містити, крім найменування, дати документа, на підставі якого вони були внесені до другого примірника актового запису цивільного стану (метричного запису), вказівку про те, що зміни внесені при порівнянні актового запису цивільного стану (метричного запису) з другим його примірником. Проведений запис засвідчується підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції та печаткою відділу.

5. Якщо до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції не включено актовий запис цивільного стану (метричний запис), другий примірник якого зберігається у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції, то ці книги розшиваються.

Необхідний актовий запис цивільного стану (метричний запис) вилучається з книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції та включається до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції.

Сформована таким чином книга державної реєстрації актів цивільного стану, метрична книга відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції знову прошивається, її аркуші нумеруються та складається засвідчувальний напис, що вміщується

наприкінці книги та підписується керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.

В аналогічному порядку у книзі державної реєстрації актів цивільного стану, метричній книзі відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції замінюються невиправно пошкоджені актові записи цивільного стану (метричні записи) на ті записи, які збереглися в кращому стані.

6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції передає до державного архіву книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги і обліково-довідковий апарат до них згідно з графіком, затвердженим керівниками цього відділу та державного архівну.

Передавання здійснюється за описами справ у трьох примірниках у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції. При цьому в кожному примірнику опису справ робляться позначки про прийняття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Наприкінці кожного примірника опису справ цифрами та словами зазначаються фактична кількість книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, переданих до державного архіву, дата приймання-передавання і проставляються підписи осіб, що здавали та приймали книги.

Передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг оформлюється актом приймання-передавання справ на постійне зберігання, що складається у двох примірниках.

Три примірники опису справ та один примірник акта приймання-передавання справ на постійне зберігання разом з книгами державної реєстрації актів цивільного стану, метричними книгами, обліково-довідковим апаратом до них передаються до державного архіву; один примірник опису справ разом з примірником акта приймання-передавання справ на постійне зберігання повертається у відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції направляє копії опису справ та акта приймання-передавання справ на постійне зберігання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції.

7. Після передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державного архіву пошкоджені примірники актових записів цивільного стану, які були замінені при передаванні, а також книги, до яких включено другі примірники актових записів цивільного стану, які залишились у відділі державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції, підлягають знищенню, про що складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 14).

Знищення проводиться після погодження цього акта ЕПК відповідного державного архіву та затвердження керівником відділу державної реєстрації актів цивільного стану шляхом спалення або подрібнення актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг. При знищенні шляхом подрібнення паперова маса направляється для утилізації. Не допускається утилізація актових записів цивільного стану, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг без подрібнення.

8. Після передавання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг до державного архіву у графі "Примітка" книги обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг, описів справ зазначаються причина вибуття цих документів, назва, дата і номер документа, що став підставою для їх виключення із списку, наприклад: "Книги державної реєстрації народжень з N 19 по N 29 вибули у зв'язку з передаванням до Державного архіву Донецької області. Акт приймання-передавання справ на постійне зберігання від 20 січня 2013 року N 1"; "Книгу державної реєстрації смертей N 176 розформовано під час підготовки документів до передавання на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області. Актові записи цивільного стану N 25, N 129 цієї книги включено до книги державної реєстрації

смертей N 12, що передана на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області, акт приймання-передавання справ на постійне зберігання від 20 січня 2013 року N 2. Інші актові записи цивільного стану книги державної реєстрації смертей N 176 знищено. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, від 25 січня 2013 року N 1"; "Книгу державної реєстрації смертей N 176 знищено після передавання документів на постійне зберігання до Державного архіву Донецької області. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, від 25 січня 2013 року N 1".

VI. Умови зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану та метричних книг в архівосховищах відділів державної реєстрації актів цивільного стану

1. Для зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та створення необхідних умов для роботи з ними у приміщенні відділу державної реєстрації актів цивільного стану виділяється спеціально обладнане для цього архівосховище.

За відсутності архівосховища у відділі державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції книги державної реєстрації актів цивільного стану і метричні книги зберігаються в металевих шафах, які в кінці робочого дня опечатуються.

2. Робочі кімнати працівників відділу державної реєстрації актів цивільного стану повинні бути відокремлені від архівосховища.

3. Архівосховище має бути відділене від виробничих, складських, лабораторних та побутових приміщень, де зберігаються або застосовуються вогненебезпечні, хімічні речовини, харчові продукти, і не повинно мати з ними спільних вентиляційних каналів.

У сховищі забороняється прокладання газових, водопровідних, каналізаційних та інших магістральних трубопроводів.

Якщо архівосховище розташоване на першому поверсі, то на вікнах установлюються відкидні металеві ґрати та охоронна сигналізація.

Обладнання архівосховищ здійснюється з урахуванням вимог пункту 8.5 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів (зі змінами).

Зовнішні двері архівосховища ізолюються металом та в неробочий час опечатуються.

Архівосховище відмикається і замикається у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (сектору з архівної роботи відділу державної реєстрації актів цивільного стану).

4. Архівосховище має відповідати протипожежним нормам, встановленим законодавством, та бути обладнане пожежною сигналізацією і засобами пожежогасіння.

В архівосховищі забороняються паління, застосування нагрівальних електроприладів, а також зберігання сторонніх предметів.

На випадок виникнення пожежі, повені та інших надзвичайних ситуацій, а також зловмисного проникнення в приміщення архіву сторонніх осіб у відділі державної реєстрації актів цивільного стану складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та інших документів, що знаходяться в архівосховищі, додаються перелік і загальна кількість справ, що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття. Зазначений план заходів затверджується в установленому законодавством порядку.

5. В архівосховищі забезпечуються відповідний температурно-вологісний і світловий режими зберігання: температура повітря +17° - +19° C і відносна вологість - 50 - 55 %, для виміру яких подалі від опалювальних та вентиляційних систем встановлюються термометри і гігрометри (психрометри). В архівосховищах з нерегульованим кліматом рекомендовано встановлення кондиціонерів, зволожувачів повітря.

Показники контрольно-вимірювальних приладів щотижня фіксуються у спеціальному журналі. Перевіряння роботи зазначених приладів здійснюється щороку.

Проведення санітарно-гігієнічних робіт в архівосховищі здійснюється з дотриманням вимог пункту 8.4 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів.

6. Книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги розміщуються на стелажах у хронологічному порядку за роками, в межах років - за

видами, з урахуванням вимог, встановлених пунктом 8.6 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів.

7. Вхід в архівосховище та ознайомлення із записами в книгах державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книгах дозволяється тільки працівникам відділу державної реєстрації актів цивільного стану у порядку, визначеному керівником відділу.

Директор Департаменту

взаємодії з органами влади

О. В. Анохін

Додаток 1

до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів

(пункт 5 розділу III)

(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

СПРАВА N _____________________ ТОМ N ____________________

(найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану (метричної книги))

(дата)

На ________ аркушах

Зберігати __________

Додаток 2

(пункт 6 розділу III)

Внутрішній опис документів справи N ______

(книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги)

з/п

Найменування адміністративно-територіальної одиниці (район, місто, район у місті, селище, село, повіт, волость тощо)

(зазначається в алфавітному

порядку)

Початковий та кінцевий номери актових записів цивільного стану

Номери аркушів

Початкова та кінцева дати складання актових записів цивільного стану

Примітка

Разом ________________________________________________ актових записів цивільного стану

(цифрами і словами)

(метричних записів).

Кількість аркушів внутрішнього опису ___________________________________________________

(цифрами і словами)

Керівник (завідувач сектору)

відділу державної реєстрації

актів цивільного стану

(підпис)

(ініціали, прізвище)

Дата

Додаток 3

(пункт 7 розділу III)

Засвідчувальний напис справи N _______

(книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги)

У книзі прошито і пронумеровано ________________________ аркушів,

(цифрами і словами)

у тому числі: літерні аркуші __________________________;

пропущені номери аркушів ___________________________

внутрішнього опису.

Особливості фізичного стану та формування справи

Номери аркушів

Керівник (завідувач сектору)

відділу державної реєстрації

актів цивільного стану

(підпис)

(ініціали, прізвище)

Дата

М. П.

Додаток 4

(пункт 8 розділу III)

УМОВНІ ЗНАКИ

видів актових записів цивільного стану

1 - актовий запис про народження;

1 П -

поновлений актовий запис про народження;

2 - актовий запис про смерть;

3 - актовий запис про шлюб;

4 - актовий запис про розірвання шлюбу;

5 - актовий запис про зміну імені;

6 П - поновлені актові записи цивільного стану (про смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені).

Додаток 5

(пункт 9 розділу III)

(найменування відділу державної

реєстрації актів цивільного стану)

КНИГА

обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

Том N ______________

Почато _____________

Закінчено ___________

з/п

Дата надходження або вибуття

Найменування адміністративно-

територіальної одиниці (район, місто, район у місті, селище, село, повіт, волость тощо)

Назва, номер і дата документа, що підтверджує надходження

(вибуття) документів

Надходження документів

Вибуття документів

Примітка

кількість справ постійного зберігання

Разом у ______________ році надійшло __________________________________________ справ

(цифрами і словами)

(наводяться дані за графою 5);

вибуло ____________________________________________ справ (наводяться дані за графою 6).

(цифрами і словами)

Керівник (завідувач сектору)

відділу державної реєстрації

актів цивільного стану

(підпис)

(ініціали, прізвище)

Дата

Додаток 6

(пункт 11 розділу III)

Найменування відділу

державної реєстрації актів

цивільного стану

ЗАТВЕРДЖУЮ

Фонд N _____________

Опис N ______________

справ постійного зберігання*

за ________ рік

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану)

_________ ___________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Печатка установи із зазначенням

ідентифікаційного коду

з/п

Індекс справи** та умовний знак

Заголовок справи (тому, частини)***

Дати справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)

Примітка

початкова

кінцева

У цей розділ опису внесено ______________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

з N __________ до N _________________, у тому числі:

літерні номери ______________________________________________________________________;

пропущені номери ___________________________________________________________________

(посада особи, яка склала опис)

(підпис)

(ініціали, прізвище)

Дата

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

державної архівної установи

_____ ________ ____ N ____

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

управління юстиції

____ ________ ______ N ____

* Книга державної реєстрації актів цивільного стану (метрична книга).

** Умовний знак виду актового запису цивільного стану (метричного запису), включеного до книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

*** Найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги.

Додаток 7

(пункт 3 розділу IV)

(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ N ____

наявності та стану справ постійного зберігання

фонд ______________________

(назва фонду)

Перевіряння проводили

(дата перевіряння, найменування посади, ініціали та прізвище)

Номери описів

Кількість справ, що рахуються за описом

Номери невияв-

лених справ

Літерні номери справ

Пропущені номери

Кількість наявних справ

(опи-

саних)

Номери справ, що потребують

Номери справ, що мають невип-

равні пошкод-

ження

При-

мітка

пере-

раховані в описі, але не обліковані в підсум-

ковому записі

не пере-

раховані в описі, але обліковані в підсум-

ковому записі

обліковані в підсум-

ковому записі

не обліковані в підсум-

ковому записі

дезін-

фекції

дезін-

секції

рестав-

рації

Разом __________________________________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

Перевірку провели: _____________________________________________________________

(найменування посад, підписи, ініціали та прізвища)

Дата

Додаток 8

(пункт 6 розділу IV)

Найменування відділу

державної реєстрації актів

цивільного стану

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника відділу державної реєстрації

актів цивільного стану)

АКТ

______________ N ______

перевіряння наявності

та стану справ постійного зберігання

(назва фонду)

__________ ______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Перевірка проводилась з ___________ до _______________

Перевіркою установлено:

1. Нараховується за описами

_________________________ справ.

(кількість)

2. Не виявлено в наявності

_________________________ справ.

(кількість)

3. Мають літерні номери

_________________________ справ:

(кількість)

1) з них перераховано в описі, але не

обліковано в підсумковому записі

___________________ справ;

(кількість)

2) не перераховано в описі, але

обліковано в підсумковому записі

___________________ справ.

(кількість)

4. Пропущено номерів:

1) не облікованих у підсумковому

записі

________________ справ;

(кількість)

2) облікованих у підсумковому записі

________________ справ.

(кількість)

5. У наявності за даним фондом (з тих, що включені в описи) ________ справ,

(кількість)

з них:

1) потребують дезінфекції і дезінсекції

_____________________ справ;

(кількість)

2) потребують реставрації

_____________________ справ;

(кількість)

3) невиправно пошкоджені

_____________________ справ.

(кількість)

6. Разом у даному фонді в наявності є __________________ справ.

(кількість)

7. Характеристика умов зберігання

Перевірку проводили _______________________________________________________________

(найменування посад, підписи, ініціали та прізвища)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

управління юстиції

____ ___________ ______ N

(дата)

Додаток 9

(пункт 8 розділу IV)

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану)

_______ ________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

_______ ________________

(дата) (М. П.)

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника державної архівної

установи)

______ ______________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

______ _____________________

(дата) (М. П.)

АКТ

приймання-передавання справ

на постійне зберігання

(місце складання)

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

У зв'язку із ___________________________________________________________________________

(завершенням строку зберігання документів, ліквідацією установи тощо)

(назва фонду)

(найменування державної архівної установи)

приймає на постійне зберігання документи за ___________, а також обліково-довідковий апарат

(роки)

до них.

з/п

Номери і назви описів

Кількість примірників кожного опису

Кількість справ

Кількість документів обліково-довідкового апарату до книг державної реєстрації актів цивільного стану

Примітка

Номери відсутніх справ ______________________________________________________________.

Усього прийнято ______________________________ справ;

(цифрами і словами)

документів обліково-довідкового апарату ______________________________________;

(цифрами і словами)

електронних носіїв ________________________________

(цифрами і словами)

у ____________________________________________________, фонд N ____________________.

(найменування державної архівної установи)

Передавання здійснив:

(найменування посади, підпис, ініціали,

прізвище)

(дата)

Приймання здійснив:

(найменування посади, підпис, ініціали,

прізвище)

(дата)

Додаток 10

(пункт 8 розділу IV)

Найменування відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану)

АКТ

__________ N _____________

(місце складання)

______ _________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

про невиправні пошкодження справ

Печатка відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

із зазначенням ідентифікаційного

коду

Фонд _______________________

(назва фонду)

У фонді виявлено невиправно пошкодженими такі справи:

з/п

Опис

Справа

Заголовок пошкодженої справи

Крайні дати справи

Кількість аркушів справи

Характер та причини пошкоджень

Разом виявлено пошкоджених ________________________________________ справ.

(цифрами і словами)

Перелічені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки ____________________________________

Керівник (завідувач сектору)

відділу державної реєстрації

актів цивільного стану

(підпис)

(ініціали, прізвище)

(дата)

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

державної архівної установи

____ ________ _____ N ___

(дата)

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

управління юстиції

____ __________ ____ N __

(дата)

Додаток 11

(пункт 9 розділу IV)

(найменування відділу державної реєстрації актів цивільного стану)

КАРТКА ОБЛІКУ НЕВИЯВЛЕНОЇ СПРАВИ

Фонд _________________

(назва фонду)

Опис N _________________

(назва опису)

Номер справи

Заголовок справи

Крайні дати

Кількість аркушів

Позначки про хід розшуку

Результати розшуку

Додаток 12

(пункт 11 розділу IV)

Найменування відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник реєстраційної служби

головного управління юстиції

______ ___________________

(підпис) (ініціали та прізвище)

М. П.

АКТ N ____

приймання-передавання справ

постійного зберігання

під час зміни керівника відділу

державної реєстрації актів

цивільного стану

(дата складання)

(місце складання)

Відповідно до наказу ________________________________________________________________

(найменування реєстраційної служби головного управління юстиції)

від ____ ___________ _____ N ___ _______________________________ передав,

(ініціали та прізвище)

а __________________________ прийняв у присутності комісії, створеної на підставі

(прізвище та ініціали)

зазначеного наказу, у складі голови ___________________________________________________

(ініціали та прізвище)

і членів комісії _____________________________________________________________________;

(ініціали, прізвище)

книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричні книги та обліково-довідковий апарат до них.

з/п

Назва і номер опису

Кількість примірників опису

Кількість книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг прийнято за кожним описом

Кількість документів обліково-довідкового апарату до книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

прийнято

Примітка

Разом прийнято _________________________________ справ,

(цифрами і словами)

_____________________________ описів у __________________ примірниках.

(цифрами і словами) (цифрами і словами)

Стан документів і описів __________________________________________________________

(загальна характеристика)

Одночасно передаються __________________________________________________________

(кількість алфавітних журналів, їх стан)

Стан приміщення архівосховища ___________________________________________________

(загальна характеристика)

Наявність і стан обладнання та інвентарю архівосховища _______________________________

(загальна характеристика)

Передав

(підпис)

(ініціали та прізвище)

Прийняв

(підпис)

(ініціали та прізвище)

Голова комісії

(підпис)

(ініціали та прізвище)

Члени комісії:

(підпис)

_______________________;

(ініціали та прізвище)

(дата)

Додаток 13

(пункт 2 розділу V)

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

територіального управління юстиції)

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

головного управління юстиції)

АКТ

про передачу книг державної реєстрації

актів цивільного стану, метричних книг

та обліково-довідкового апарату до них

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану ________________________________________

(найменування

_________________________________________________________________________ передав до

територіального управління юстиції)

відділу державної реєстрації актів цивільного стану _______________________________________

(найменування

головного управління юстиції)

для проведення звіряння та подальшої передачі до державної архівної установи:

1) книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

(необхідне підкреслити)

з/п

N книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги

Найменування книги державної реєстрації актів цивільного стану, метричної книги

Дати складання актових записів цивільного стану (метричних записів)

Кількість аркушів

Примітка

початкова

кінцева

Усього передано _______________________________ книг державної реєстрації актів цивільного

(цифрами і словами) (необхідне підкреслити)

стану, метричних книг;

2) обліково-довідкового апарату до них, електронних носіїв:

з/п

Найменування обліково-довідкового апарату

Кількість документів обліково-довідкового апарату

Примітка

Усього передано ________________________________ одиниць обліково-довідкового апарату.

(цифрами і словами)

Передавання здійснив:

(найменування посади, підпис, ініціали,

прізвище)

(дата)

Приймання здійснив:

(найменування посади, підпис, ініціали,

прізвище)

(дата)

Додаток 14

(пункт 7 розділу VI)

Найменування відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада керівника відділу державної

реєстрації актів цивільного стану)

АКТ

__________ N ____________

(місце складання)

(підпис) (ініціали, прізвище)

про вилучення для знищення

документів, не внесених до

Національного архівного фонду

Печатка відділу державної

реєстрації актів цивільного стану

із зазначенням ідентифікаційного

коду

На підставі ________________________________________________________________________

(назва і вихідні дані примірної номенклатури справ)

відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та

втратили практичне значення, документи фонду N ________________________________

(найменування фонду)

N з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (за рік (роки))

Індекс справи (тому, частини) за примірною номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за примірною номенклатурою

Примітка

Разом ________________________________________________ справ за ____________ роки

(цифрами і словами)

Керівник відділу державної

реєстрації актів цивільного

стану головного управління юстиції

(підпис)

(ініціали, прізвище)

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

державної архівної установи

____ ______________ N _______

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕК

головного управління юстиції

_____ ____________ N _______

Описи справ постійного зберігання за _________________ роки схвалено ЕК

_______________________________________________ та погоджено з

(найменування головного управління юстиції)

ЕПК ________________________________________________________

(найменування державної архівної установи)

(протокол від ___ ____________ N ________).

Документи в кількості ____________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою _______________ кг здано в ________________________ на переробку за

(найменування установи)

приймально-здавальною накладною від ______ _____________ N ________ або

знищено шляхом спалення (необхідне підкреслити).

(посада особи, яка здала (знищила)

документи)

(дата)

(підпис)

(ініціали,

прізвище)

Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

30.12.2013 N 2804/5

Зареєстровано

в Міністерстві юстиції України

31 грудня 2013 р. за N 2242/24774

Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, зі строками їх зберігання

I. Загальні положення

1. Перелік документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, із зазначенням строків їх зберігання (далі - Перелік документів) визначає строки зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану відділами державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, відділами державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану).

Строки зберігання документів встановлюються незалежно від виду матеріального носія інформації (паперовий, електронний).

Строки зберігання документів, визначені у Переліку документів, є обов'язковими для всіх відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Перелік документів включає документи щодо державної реєстрації актів цивільного стану та видачі відповідних свідоцтв; внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання; обліку свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану тощо.

Строки зберігання у відділах державної реєстрації актів цивільного стану типової управлінської документації, зокрема з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку та звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо, визначаються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884 (із змінами) (далі - Перелік типових документів).

3. Перелік документів використовується для формування відділами державної реєстрації актів цивільного стану справ та класифікації при цьому документів, а також у роботі експертних комісій (далі - ЕК) головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції.

4. Перелік документів та Перелік типових документів використовуються для складання номенклатури справ відділу державної реєстрації актів цивільного стану, що є складовою частиною зведеної номенклатури справ головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

5. Строки зберігання документів, визначені в Переліку документів, є мінімальними, їх не можна скорочувати. У разі необхідності строки зберігання конкретних видів документів можуть бути продовжені за рішенням ЕК головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

Документи не можуть бути знищені раніше встановлених для них строків зберігання.

II. Структура Переліку документів і порядок його застосування

1. Перелік документів побудовано за функціонально-галузевою ознакою та відображає окремі спеціальні напрями діяльності відділів державної реєстрації актів цивільного стану.

2. Види документів у Переліку документів розміщено у логічній послідовності за ступенем їх значущості, а також питань, що в них відображаються.

3. Статті Переліку документів мають єдину наскрізну нумерацію

(графа 1). У Переліку документів наведено узагальнені назви видів документів (графа 2). При об'єднанні в одній статті різних видів документів з одного питання, що мають однаковий строк зберігання, використовується термін "документи", а в дужках розкриваються назви всіх видів документів, включених до статті.

4. У графі 3 Переліку документів визначено строки зберігання документів, що створюються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, у графі 4 - у відділах державної реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управліннях юстиції.

5. Строк зберігання "Постійно" означає, що такі документи належать до Національного архівного фонду і підлягають довічному зберіганню.

6. Строк зберігання "До ліквідації відділу" означає, що документи зберігаються у відділі державної реєстрації актів цивільного стану протягом усього часу його функціонування та передаються у разі ліквідації за описами справ до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, які є його правонаступниками, для подальшого зберігання.

Книги державної реєстрації актів цивільного стану зберігаються у відділах державної реєстрації актів цивільного стану протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, включених до цих книг, і передаються на постійне зберігання до відповідних державних архівних установ.

7. Обчислення строків зберігання документів, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2012 році, починається з 01 січня 2013 року.

8. Експертиза цінності документів у відділах державної реєстрації актів цивільного стану здійснюється згідно з чинним законодавством.

Забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності.

Експертиза цінності документів здійснюється щороку працівниками служби діловодства відділів державної реєстрації актів цивільного стану разом з ЕК головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, районного, районного у місті, міського (міста обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції.

За результатами експертизи цінності документів укладаються описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання.

9. При визначенні строків зберігання документів слід знайти відповідну статтю в Переліку документів і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ для зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається.

10. Документи необхідно відбирати на архівне зберігання у вигляді оригіналів. У разі відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів.

11. Відбір документів для подальшого зберігання або для знищення здійснюється після закінчення діловодного року.

III. Документи, що створюються у сфері державної реєстрації актів цивільного стану

Номер статті

Види документів

Строки зберігання документів

Примітка

у відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі

у відділах державної реєстрації актів цивільного стану районного, районного у місті, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління юстиції

1. Ведення державного реєстру

Державний реєстр актів цивільного стану громадян1

Постійно

1 На постійне зберігання надходить після завершення ведення

Документи щодо подання відомостей до Державного реєстру виборців (копії форм подань відомостей про виборців, супровідні листи; запити щодо перевірки фактів смерті виборців; звіти тощо)

5 р.

2. Державна реєстрація актів цивільного

стану

1) державна реєстрація народження

Книги державної реєстрації актів про народження

Постійно

Книги реєстрації актів про встановлення батьківства1

Постійно

1 Що велися до 2004 року

Медичні свідоцтва про народження (форма N 103/о); дублікати медичних свідоцтв про народження (форма N 103/о) та документи відповідних перевірок у разі їх пред'явлення для державної реєстрації народження

3 р.

Документи (заяви, медичні свідоцтва про народження (форма N 103/о); медичні довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу (форма N 103-1/о); довідки з місця проживання дитини; документи перевірок наявності актових записів про народження), пред'явлені для державної реєстрації народження дитини, яка досягла одного року і більше

3 р.

Заяви про визнання батьківства, про невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини та інші документи, пов'язані з унесенням змін до актового запису про народження у зв'язку з визнанням батьківства; нотаріально посвідчені довіреності, що підтверджують повноваження представника, для подання відповідної заяви або їх копії

5 р.

Копії рішень судів про позбавлення або поновлення батьківських прав

5 р.

Документи (заява подружжя, заява сурогатної матері про згоду на запис подружжя батьками дитини; довідка про генетичну спорідненість батьків (матері чи батька) з плодом тощо), пред'явлені для державної реєстрації народження дитини при застосуванні репродуктивних технологій

5 р.

Документи (заяви, акти, протоколи, копії рішень органів опіки та піклування, довідки закладу охорони здоров'я про вік дитини тощо), пред'явлені для державної реєстрації народження дитини, яку не забрали з пологового будинку, знайденої, підкинутої дитини

5 р.

Документи (висновки медичної консультаційної комісії про підтвердження факту народження дитини поза закладом охорони здоров'я, медичні довідки про перебування дитини під наглядом лікувального закладу (форма N 103-1/о)), пред'явлені для державної реєстрації народження дитини у разі її народження поза закладом охорони здоров'я

3 р.

Медичні документи іноземних держав, що підтверджують факт народження дітей (довідки, сертифікати тощо)

3 р.

Заяви про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України

3 р.

Заяви батьків про згоду на визначення прізвища, власного імені, по батькові дитини; нотаріально посвідчені довіреності, що підтверджують повноваження представника для подання відповідної заяви; копії рішень органів опіки й піклування щодо визначення прізвища, власного імені, по батькові дитини

1 р.

Корінці довідок для призначення допомоги при народженні дитини, виданих виконкомами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад

3 р.

Корінці довідок про призначення допомоги на дітей одиноким матерям, виданих виконкомами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад

3 р.

2) державна реєстрація шлюбу

Книги державної реєстрації актів про шлюб

Постійно

Документи (заяви про державну реєстрацію шлюбу (довіреності), документи про сімейний стан, заяви про перенесення строку державної реєстрації шлюбу, щодо проведення державної реєстрації шлюбу за межами відділу, рішення судів, переклади паспортних документів, квитанції про сплату держмита тощо) про державну реєстрацію шлюбу

3 р.

Заяви про державну реєстрацію шлюбу осіб, які не з'явилися у призначений день

1 р.

3) державна реєстрація розірвання шлюбу

Книги державної реєстрації актів про розірвання шлюбу

Постійно

Документи (заяви про розірвання шлюбу, довіреності, копії рішень судів про визнання особи безвісно відсутньою, недієздатною, копії повідомлень про державну реєстрацію розірвання шлюбу для проставлення відповідної відмітки до актового запису про шлюб, копії повідомлень про доповнення актового запису про розірвання шлюбу, квитанції про сплату держмита тощо) про державну реєстрацію розірвання шлюбу відповідно до статей

106, 107 Сімейного кодексу України

5 р.

Документи (заяви, рішення судів (витяги з рішень), запити та повідомлення щодо наявності відмітки в актовому записі про шлюб, копії повідомлень про розірвання шлюбу для проставлення відповідної відмітки до актового запису про шлюб, копії повідомлень про доповнення актового запису про розірвання шлюбу) про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішень судів (витягів з рішень) про розірвання шлюбу

5 р.

Заяви осіб, які не з'явилися на державну реєстрацію розірвання шлюбу

1 р.

Заяви осіб про проставлення відмітки про розірвання шлюбу у паспорті громадянина України; копії рішень судів, що надійшли для проставлення відмітки про розірвання шлюбу, копії запитів щодо перевірки наявності відмітки в актовому записі про шлюб, повідомлення про результати перевірок, ксерокопії рішень судів

1 р.

Заяви подружжя про поновлення шлюбу у разі з'явлення особи, яка була оголошена померлою або визнана безвісно відсутньою, та копія рішення (ухвали) суду про скасування рішення суду про встановлення цих фактів

1 р.

Повідомлення про державну реєстрацію розірвання шлюбу, отримані від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, їх копії

1 р.

4) державна реєстрація зміни імені

Книги державної реєстрації актів про зміну імені

Постійно

Документи (заяви, копії паспорта громадянина України або свідоцтва про народження заявника, копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, висновки, відповідні повідомлення про зміну імені, квитанції про сплату держмита тощо) про зміну імені

5 р.

5) державна реєстрація смерті

Книги державної реєстрації актів про смерть

Постійно

Копії рішень судів про встановлення факту смерті особи в певний час або про оголошення її померлою

3 р.

Повідомлення установи виконання покарань або слідчого ізолятора про смерть особи

3 р.

Документи відповідних перевірок при проведенні державної реєстрації смерті після закінчення одного року з дня настання смерті

3 р.

Повідомлення про померлих осіб, у тому числі дітей, що подаються органам праці та соціального захисту населення

1 р.

Повідомлення про фізичних осіб, які померли, змінили прізвище, ім'я, по батькові, дату і місце народження; про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану територіальним органам державної податкової служби

1 р.

Повідомлення, що подаються територіальним органам Пенсійного фонду України, про померлих осіб

1 р.

Повідомлення про дітей, які позбавлені батьківського піклування, що подаються органам опіки та піклування

1 р.

Корінці довідок для отримання допомоги на поховання, виданих виконавчими комітетами сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад

3 р.

Списки паспортів громадян України, пільгових посвідчень, військово-облікових документів, зданих у зв'язку з державною реєстрацією смерті, або повідомлення про їх непередачу

1 р.

Повідомлення про направлення паспортних документів іноземців, які померли, про державну реєстрацію смерті іноземця

1 р.

6) внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання

Книги поновлених актових записів цивільного стану про народження

Постійно

Книги поновлених актових записів про смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені

Постійно

Документи (заяви, копії рішень судів, паспортів (паспортних документів), повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану, архівні довідки, повідомлення державних архівів про відсутність записів, висновки, повідомлення компетентному органу іноземної держави тощо) про поновлення актових записів цивільного стану

5 р.

Документи (заяви, копії рішень судів, паспортів (паспортних

документів), копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, висновки, копії повідомлень про внесення змін до актових записів цивільного стану тощо) про внесення змін до актових записів цивільного стану

5 р.

Документи (заяви, копії рішень судів, паспортів (паспортних документів), копії актових записів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, висновки, копії повідомлень про неповернені свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, про анулювання актових записів цивільного стану тощо) про анулювання актових записів цивільного стану

5 р.

Копії повідомлень про зміну імені військовозобов'язаними і призовниками у зв'язку з державною реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу, визнанням батьківства, усиновленням

1 р.

Повідомлення про внесення змін до актових записів цивільного стану, отримані від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, їх копії

1 р.

7) повторна видача свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану

Заяви громадян на повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян; підтвердження відділів державної реєстрації актів цивільного стану для видачі витягів, а також архівні копії актових записів цивільного стану (метричних записів), архівні довідки та листи

1 р.

Свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, що надійшли від інших органів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам, та документи (супровідні листи, квитанції про сплату державного мита тощо), пов'язані з видачею цих свідоцтв

1 р.

3. Облікові документи

Алфавітні журнали до книг державної реєстрації актів цивільного стану (за кожним видом окремо)

Постійно

Книга обліку надходжень і вибуття книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг

До ліквідації відділу

Книга обліку бланків свідоцтв про народження

До ліквідації відділу

Книга обліку бланків свідоцтв про шлюб

До ліквідації відділу

Книга обліку бланків свідоцтв про розірвання шлюбу

До ліквідації відділу

Книга обліку бланків свідоцтв про зміну імені

До ліквідації відділу

Книга обліку бланків свідоцтв про смерть

До ліквідації відділу

Книги обліку оприбуткування й витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

До ліквідації відділу

Книги обліку бланків свідоцтв, які видаються працівникам відділу керівником чи посадовою особою, відповідальною за зберігання бланків свідоцтв в окремому приміщенні відділу

До ліквідації відділу

Книга обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

До ліквідації відділу

Книга особових рахунків з обліку бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

До ліквідації відділу

Книга обліку свідоцтв, які надійшли від інших органів реєстрації актів цивільного стану для вручення громадянам

До ліквідації відділу

Звіти про витрачання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

До ліквідації відділу

Акти про знищення бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

До ліквідації відділу

Акти про прийняття бланків свідоцтв від відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції

До ліквідації відділу

Заяви фізичних осіб про надання платних послуг

3 р.

Реєстри бланків свідоцтв, виданих виконавчим органам сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради

3 р.

Журнал обліку заяв, копій рішень судів про поновлення актових записів цивільного

стану, про державну реєстрацію народження дитини, яка досягла одного року і більше

5 р.

Журнал реєстрації заяв про повторну видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану

3 р.

Журнал реєстрації заяв про видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян

3 р.

Журнал реєстрації заяв фізичних осіб про надання платних послуг

3 р.

Журнал реєстрації заяв про державну реєстрацію народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України

3 р.

Журнал реєстрації заяв про визнання батьківства, невизнання чоловіка (колишнього чоловіка) батьком дитини

3 р.

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію шлюбу

3 р.

Журнал обліку заяв про державну реєстрацію розірвання шлюбу на підставі рішення суду про розірвання шлюбу

3 р.

Журнал обліку заяв про проставлення відмітки про розірвання шлюбу у паспорті громадянина України

3 р.

Журнал обліку заяв про розірвання шлюбу відповідно до статей 106, 107 Сімейного кодексу України

3 р.

Журнал обліку заяв про зміну імені

3 р.

Журнал обліку заяв, копій рішень судів про внесення змін до актових записів цивільного стану

3 р.

Журнал обліку заяв, копій рішень судів про анулювання актових записів цивільного стану

3 р.

Директор Департаменту

взаємодії з органами влади

О. В. Анохін

Джерело: Єдиний державний реєстр нормативно-правових актів Міністерства юстиції України · картка акта · текст у реєстрі